Le Gemba Walk, c’est bien. La Tournée de supervision active, c’est mieux !

Le Gemba Walk, c’est bien. La Tournée de supervision active, c’est mieux !

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Le Gemba Walk, c’est bien. La Tournée de supervision active, c’est mieux !

Manager discutant avec un employé pendant une Tournée de supervision active

Si vous vous intéressez aux méthodes de gestion qui contribuent à améliorer la performance des organisations, le Lean Management est probablement déjà apparu sur votre radar. Gemba Walk, élimination du gaspillage, Just in Time, 5S… plusieurs pratiques liées à ce grand concept gagnent aujourd’hui en popularité. Et pour cause ! Elles sont flexibles et ont pour objectif de générer de la valeur pour l’organisation, l’élimination de la non-valeur ajoutée et l’amélioration continue, le tout avec un minimum d’investissement (sans CAPEX).

Le Gemba Walk, par exemple, est l’une de ces pratiques issues du toyotisme et adoptées par un nombre croissant d’organisations pour comprendre la réalité de leurs opérations et optimiser leurs processus, qu’il s’agisse d’un plancher de production ou d’opérations administratives. Il est toutefois possible (et souhaitable) de pousser le Gemba Walk plus loin pour intégrer la notion de comportements de gestion au pilotage des axes de performance dans ce que nous appelons « tournée de supervision active ». 

Qu’est-ce que le Gemba Walk

Commençons par le début. Le Gemba Walk tire son origine d’une expérience connue sous le nom du Cercle d’Ohno. Taiichi Ohno, initiateur du système de production Toyota, avait l’habitude de demander aux gestionnaires de se tenir dans un cercle tracé à la craie sur le plancher au point d’exécution des processus à observer et de les y laisser pendant une période prolongée pour qu’ils s’imprègnent de la réalité du terrain pour mieux la comprendre.

N’obtiendrait-on pas le même résultat en installant des caméras ou en consultant les rapports, demanderez-vous ? La réponse est non, pas du tout en fait. Ce qu’Ohno a compris, c’est que la gestion des opérations n’est pas un travail de bureau — elle se passe sur le plancher, avec les équipes.

C’est dans cet esprit que le Gemba Walk fait évoluer cette pratique d’observation vers un mode plus actif. On charge donc le superviseur de suivre l’avancement de la production, d’informer les employés des objectifs pour la période à venir, de capturer les écarts de performance et d’entreprendre les actions nécessaires pour y remédier. 

Voici les 5 grandes étapes de base d’un Gemba Walk plutôt standard*

  • Déterminer les endroits critiques du procédé et les étapes clés de chacun des processus (où aller).
  • Déterminer un indicateur pour chaque étape clé (quoi vérifier).
  • Effectuer la tournée :
    • Valider l’indicateur identifié pour l’étape du processus de ce poste de travail.
    • S’informer auprès des opérateurs s’ils ont des problèmes à signaler.
  • Noter les actions à entreprendre pour remédier aux problèmes.
  • Faire le suivi à propos des actions entreprises pour régler le problème.

*Mentionnons qu’il s’agit d’une approche semi-structurée, ce qui implique qu’il n’existe pas de recette unique du Gemba Walk, mais plutôt une multitude de variations inspirées du modèle de Toyota. 

La tournée de supervision active

Déployée chez Toyota dans les années 60, la technique du Gemba Walk a été popularisée dans le monde nord-américain dans les années 1990-2000. Plusieurs des entreprises d’industries variées que nous avons eu la chance d’accompagner dans les 15 dernières années utilisent d’ailleurs la méthode Gemba Walk avec succès.

Cependant, bien que les bienfaits d’une supervision active accrue et de pratiques de Lean Management bien implantées sont évidents dans ces organisations, une dimension importante manquait à la formule. Nous avons donc fait évoluer le modèle pour intégrer le capital humain en tant qu’axe de performance dans la pratique du Gemba Walk et avons accompagné des centaines d’entreprises de toutes tailles à adopter les tournées de supervision active qui décuple les gains de façon durable. 

Mettre l’humain au cœur du processus

Pour intégrer les bonnes pratiques humaines de gestion au Gemba Walk et maîtriser la tournée de supervision active, il importe d’abord de définir ce qui est attendu d’une « bonne » tournée de terrain : 

  • Format - La tournée de supervision active est un moment planifié à intervalles réguliers au cours de la journée de travail. Les employés savent que leur superviseur passera les voir, par exemple, à 8 h, 11 h et 14 h et que ces quelques minutes leur sont réservées pour faire l’état de la situation, poser des questions au besoin et porter à sa connaissance les enjeux qui ont un impact sur leur travail afin de les résoudre.
  • Contenu - Chaque tournée de supervision active est une occasion de consolider l’alignement des opérations avec les axes de performance, priorités et valeurs de l’organisation. Qu’il s’agisse de l’atteinte des objectifs opérationnels (unités produites, dossiers traités ou heures facturées), du respect des normes de santé et sécurité ou de valeurs de considération et d’écoute des employés, c’est un moment qui permet de faire vivre cette cohérence indispensable de façon concrète.
  • Comportement – Un superviseur doit être beaucoup plus qu’une personne qui surveille. En adoptant une attitude et un comportement d’ambassadeur avec un état d’esprit mobilisateur, la tournée de supervision active devient un moment privilégié. En s’intéressant réellement aux gens et en leur demandant leur avis, en les impliquant dans les solutions, ce moment devient un point de contact riche, un pilier pour le pilotage, non seulement de la performance, mais également de la mobilisation des équipes.

Alors que le Gemba Walk offre une manière plus active de suivre les processus avec des indicateurs clés de performance (KPI – Key Performance Indicators), il est possible d’adopter la même rigueur envers la qualité de la gestion à travers les tournées de supervision active. L’adoption d’indicateurs clés de comportement (KBI – Key Behaviour Indicators) contribue à l’intégration du facteur humain aux axes de performance des organisations ainsi qu’à l’amélioration continue des pratiques et habiletés de gestion des managers. 

La gestion de proximité comme vecteur d’engagement

C’est incontestable, le pilotage de la performance est un sport de terrain. Et comme celle-ci dépend largement du travail humain, il est logique de considérer son engagement et son bien-être parmi les principaux axes de performances des organisations. C’est pourquoi il est temps de transformer vos Gemba Walk en tournée de supervision active, un rituel de gestion qui met l’humain au cœur de la performance

En impliquant les employés dans des moments privilégiés, récurrents et structurés avec leurs gestionnaires de proximité, les tournées de supervision active leur permettent d’échanger de façon proactive sur leurs activités et leur impact sur la performance. Une pratique qui a des impacts majeurs sur la mobilisation des employés et des équipes.  

C’est d’autant plus important dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre ; quand les employés savent ce qui est attendu d’eux, sont consultés sur la méthode à suivre et savent que les enjeux qu’ils remontent dans l’organisation entraînent des actions concrètes, l’engagement envers l’organisation augmente, tout comme la fidélisation des employés.  

Des outils technologiques pour structurer vos tournées terrain

Pour faire en sorte que les bonnes pratiques de gestion soient adoptées par les managers, intégrées à des tournées de supervision active structurées, et leurs bienfaits assurés sur le long terme, s’équiper des bons outils est un incontournable. L’époque des Gemba Walk avec un bloc-notes et un stylo est révolue.

Alors que plusieurs plateformes comme Damasix, Shizen et Tervene existent pour digitaliser les Gemba Walk, seul UTrakk offre un ensemble d’outils pour aider le manager à être meilleur dans son rôle et mettre l’humain au cœur du pilotage de la performance des organisations.  

Avec une solution qui stimule la collaboration, augmente l’imputabilité et assure l’alignement, le Management 4.0 est à vos portes.


Optimisez et structurez vos tournées de supervision actives avec l’application UTrakk, disponible sur tablette et iPhone. Un outil complet qui met la technologie au service des meilleurs comportements de gestion. 

 

Pour une intégration réussie et des bienfaits durables, les experts de Proaction International vous guident dans la configuration, l’implantation et l’adoption de UTrakk DMeS.

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